15 نکته درباره کار تیمی
چکیده مقاله
نگرش تیمی و توجه به تیمسازی در سازمانها، مهمترین عامل تعالی سازمانی است و ارتباط مستحکمی با موضوع نگاه نظاممند و کلنگری در سازمان دارد. بهطور سنتی سازمانها برای غلبه بر مشکلات ناشی از وسعت تصمیمگیریها، اقدام به شکستن سازمان به اجزا و بخشهای کوچکتر و تشکیل قسمتهای مختلف با مرزهای مشخص و وظایف معین میکنند. این بخشها که باید ارتباط نظاممند و فرایندی با یکدیگر داشته باشند، به تدریج به جزیرههایی مستقل و رقیب و گاهی به ملک و دارایی شخصی مدیران بدل میشوند. نتیجه آنکه دستیابی به اهداف و تجزیه و تحلیل اساسیترین مسائل سازمان به امری بسیار دشوار، پرهزینه و حتی دست نایافتنی تبدیل میشود.
نگرش نظاممند حکم میکند که در طراحی ساختار و فرآیندهای کاری سازمان به ارتباط حلقوی، پیچیده و غیرخطی میان اجزاء سازمان توجه شود. این نگرش را باید بنمایه اعتقاد به کار تیمی دانست. به عبارت دیگر «روابط نظاممند» در یک سازمان، پیوند و ارتباط غیرقابل انکاری با امکان «عملکرد تیمی» در سازمان دارد.
فهرست مطالب این مقاله
نکته نخست :
تعریف گروه کاری:
گروه متشکل از تعدادی از افراد است که معمولاً به یک مافوق مشترک گزارش میدهند و دارای برخی تعاملات رودررو هستند و نیز تا حدی در اجرای وظایف خود، بهقصد تحقق اهداف سازمان، به هم وابستگی متقابل دارند.
نکته دوم :
تعریف گروه:
گروه، شکلی از گروه است، اما نسبت به گروههای معمولی، برخی ویژگیهای بارزتری دارد. برخی صاحبنظران، گروه را اینچنین تعریف میکنند: «یک گروه، تعداد محدودی از افراد با مهارتهای مکمل است که به هدفی مشترک و مجموعهای از اهداف عملکردی، و رویکردی که آنها را بهطور متقابل، پاسخگو نگه میدارد، متعهد میشوند.»
نکته سوم :
تمایز گروه از گروه:
1.عملکرد گروه وابسته به تکتک اعضاست اما در گروه به نتیجه کار هماهنگ همه اعضای آن نیز وابسته است.
2.در گروه اعضا، مسئولیتی جز در قبال کار فردی خود بر عهده نمیگیرند اما در گروه هم بر پاسخگویی فردی و هم جمعی تمرکز میشود.
3.گروه هدف مشترک دارد ولی گروه علاوه بر آن، تعهد مشترک نسبت به مقصد نیز دارد.
4.ماهیت ارتباط گروه و گروه با مدیریت متفاوت است؛ گروه به تقاضاهای منظمی که مدیریت از آن میخواهد، پاسخ میدهد ولی در گروه، مدیریت رسالت را تدوین میکند و گروه برای تحقق آن تلاش میکند و به آن اختیار داده میشود تا بدون مداخله، کار خود را انجام دهند و تا حد زیادی بهصورت خودگردان اداره میشود.
نکته چهارم :
برای ایجاد همافزایی باید:
1.منابع، فرصتها، اطلاعات، خروجیها به اشتراک گذاشته شود.
2.اعضا از انعطافپذیری برخوردار باشند.
3.ثبات بیشتر موردتوجه باشد.
4.وظایف به یکدیگر وابسته باشند.
نکته پنجم :
برای تبدیل گروه کاری به گروه کاری باید:
1.همه اعضای گروه هدفها را شناخته و پذیرفته باشند.
2.اعضای گروه مهارتهای لازم را کسب کرده باشند.
3.اعضا اولویتهای گروه را شناسایی کرده و پذیرفته باشند.
4.اعضای گروه مالکیت کار خود را داشته باشند.
5.گروه چشمانداز مشترکی برای انجام کارش داشته باشد.
6.اعضای گروه آزادی و بصیرت برای تصمیمها و اجرای کارهایشان داشته باشند.
نکته ششم :
شرایط مناسب اجرای کار تیمی:
1.کار موردنظر پیچیده باشد.
2.خلاقیت زیادی موردنیاز باشد.
3.یادگیری بالای نیروی کار لازم باشد.
4.تعهد بالا مطلوب باشد.
5.اجرای کار نیاز به همکاری داشته باشد.
6.کار یا هدف چندوظیفهای باشد.
نکته هفتم :
انواع تیمهای کاری:
1. گروه مشورتی: اینگونه تیمها برای مطالعه دقیق مسائل و توصیه راهحل برای آنها تشکیل میشوند و معمولاً موعد زمانی خاصی دارند. این نوع گروه موقت نیز نامیده میشود.
2. گروه عمل یا تولید: گروه دائمی وظیفهای است که کار مستمر انجام میدهد. اعضای این تیمها باید روابط کاری بلندمدت همراه با نظامهای عملیاتی خوب داشته و از پشتیبانی مدیریت سازمان برای کسب اثربخشی طی یک دوره پایدار برخوردار باشند.
3. گروه گرداننده: مرکب از رهبران عالی و مدیران ارشد هر واحد سازمانی است که گروه مدیریت عالی نیز نامیده می-شود. مسائل اصلی برای اینگونه تیمها شامل شناسایی مقصد، اهداف کلی سازمان و همچنین ارزشهای سازمانی، بررسی و تصمیمگیری درباره مسائل مهم و کمک به دیگران میباشد.
نکته هشتم :
ابعاد چهارگانه نوع شناسی تیمها:
1.مقصد یا رسالت: تمرکز اصلی تیمهای کاری بر استفاده اثربخش از منابع سازمان برای اخذ بهترین نتایج برای تولید آثار یا ارائه خدمت مشخص در سازمان مادر است.
2. زمان: برخی تیمها از این منظر موقتی به شمار میآیند و برای پروژهای خاص با چرخه حیات معین تشکیلشدهاند.
3.میزان استقلال: اندازه و اختیاری که برای انجام یک کار در داخل گروه برخوردار هستند.
4.ساختار اختیار: بیانگر ارتباط تیمها با ساختار کلی اختیار در سازمان بوده و به ارتباط میان مسئولیتهای شغلی رسمی گوناگون مربوط است.
نکته نهم :
ویژگیهای گروه خودگردان:
1.مخاطبمحور
2.نیروی کار چند مهارتی
3.شرح شغل کم
4.تبادل گسترده اطلاعات
5.سطوح محدود مدیریتی
6.تمرکز بر کل کسبوکار
7.هدفهای مشترک
8.بهظاهر آشوبناک
9.تأکید بر مقصد
10.تعهد زیاد کارکنان
11.بهبود مستمر
12.خودکنترلی
13.مبتنی بر اصول/ ارزشها
نکته دهم :
ویژگیهای گروههای کار سنتی:
1.مدیریت محور
2.نیروی کار متخصص در یک زمینه
3.شرح شغل زیاد
4.اطلاعات محدود تخصصی
5.سطوح متعدد مدیریتی
6.تمرکز وظیفهای/ بخشی
7.هدفهای منفک شده
8.بهظاهر سازمانیافته
9.تأکید بر رفع مسئله
10.تعهد زیاد مدیریت
11.بهبود تدریجی تکمیلی
12.کنترل توسط مدیریت
13.مبتنی بر خطمشی/ رویه
نکته یازدهم :
تقسیمبندی گروه بر اساس ماهیت:
1.تیمهای حقیقی، متشکل از افرادی که باهم ارتباط رودررو دارند و همدیگر را میبینند.
2.تیمهای مجازی، ازنظر جغرافیایی پراکنده هستند و از طریق فناوریهای جدید، اطلاعات کار خود را انجام میدهند و بسیار منعطفتر و کارآمدتر از تیمهای عادیاند.
نکته دوازدهم :
مراحل پیریزی کارگروه محور:
1.تصمیمگیری برای استقرار، کار تیمی بهوسیله یک راهبرد باید به جلو رانده شود؛ دارای ساختار باشد و در سراسر سازمان بهطور کامل و اثربخش استقرار یابد.
2.ایجاد نظامهای پشتیبانی، یک بستر مناسب نظیر مدیریت منابع انسانی، نظامهای آموزش و…باید پس از استقرار کارگروه محور از آن پشتیبانی و محافظت کند.
3.انتخاب رهبر و اعضای گروه، با تعیین سنجههای مناسب و قابلیتهای مورد انتظار برای انتخاب رهبر و اعضای گروه و اجرای فرآیند باید عمل کرد.
4.توسعه تیمهای کارآمد، شامل تعیین وظایف تیمها، چشمانداز و مأموریت و هدفهای ویژه گروه، فرآیندهای ارتباطی گروه و فرآیندهای تصمیمگیری است.
5.بازنگری و پایدار کردن اثربخشی گروه، باید گروه را برای تعیین شاخصهای ارزیابی عملکرد و مشخص کردن تغییرات لازم برای پایدار کردن میزان اثربخشی راهنمایی کرد.
6.ارزیابی کارگروه محور، شامل ارزیابی میزان کمک استقرار کارگروه محور به اثربخشی سازمان و اجرای تغییرات لازم برای اطمینان از کمک مستمر و حداکثر کارگروه- محور به سازمان است.
نکته سیزدهم :
مراحل 5 گانه چرخه کار تیمی:
1.شکلگیری، مرحلهای است که در آن اعـــضای گروه برای نخستین بار دورهم جمع میشوند و در خصوص کار تیمی به بحث و تبادلنظر میپردازند و پرسشهای کوتاهی مطرح میکنند که بیانگر نگرانی آنها درباره نقشهایشان بهویژه نقش رهبری است.
2. طوفانزایی، در این مرحله، اهداف و فعالیتهای گروه تا حدود زیادی مشخص میشود و افراد شناخت نسبی به یکدیگر و به کار پیدا میکنند این مرحله میتواند شاهد ظهور صداقت و گشودگی در میان افراد گروه باشد که در حالت تعارض با یکدیگر کار میکنند.
3. هنجار سازی (ضابطهمندی)، اکنون تکتک اعضاء میتوانند بر اساس ضابطهمندیهای مشخصشده و با ارائه روشهای ارزشمند، گروه را بهسوی هدف، هدایت نمایند. در مرحله هنجار پذیری تعارضها حل میشود و گروه به اشتراک مساعی مثبت شروع به اجرای وظایف خود میکند.
4. عمل (مرحله کار و تلاش)، در این مرحله، اعضای گروه دارای دانش کافی، وابستگی متقابل به یکدیگر، انگیزه و قدرت تعامل با یکدیگرند. گروه سازوکارهای مؤثر برای اتخاذ تصمیم و حل مشکلات دارد و مسیرهای مشخصی را برای بیان نظرات مخالف و شکایات ایجاد کرده است.
5. فروپاشی، در این مرحله گروه به دلیل دسترسی به اهداف و اتمام وظایف، یا شکست آماده انحلال است. در این شرایط، گروه باید فرصت مرور کاری که خوب انجام داده یا نقد کاری که در آن شکستخورده است را داشته باشد.
نکته چهاردهم :
سؤالات مهم در تیمسازی آغازین:
1.کسب اطمینان از اینکه گروه یک وظیفه کلی و بامعنا برای عملکرد دارد.
2. کسب آگاهی از اینکه اهداف گروه روشن باشد.
3.کسب اطمینان از اینکه هر یک از اعضای گروه وظیفهای کامل، معنادار و ذاتاً جالب برای انجام دارند.
4.کسب اطمینان از اینکه فعالیتهای اعضای گروه میتواند مورد ارزیابی قرار گیرد.
5.اطمینان از اینکه بر عملکرد کلی گروه نظارت میشود و اینکه اعضای گروه بازخورد مرتب و روشنی از عملکرد فردی و تیمی خود دریافت میکنند.
6.ایجاد ابزاری برای ارتباطات و بررسی منظم در داخل گروه.
نکته پانزدهم :
نکات مهم در بررسیهای رسمی منظم:
1.موفقیتها و مشکلات گروه در طی مدت شش ماه یا یک سال گذشته.
2.بررسی هدفهای گروه و متناسب بودن آنها
3.نقش اعضای گروه
4.کیفیت ارتباطات در گروه
5.فراوانی تعامل در گروه
6.فرآیندهای تصمیمگیری در گروه
7.برتری در کارگروه
8.حمایت از نوآوری
9.حمایت اجتماعی گروه
10.علل بروز تعارض در گروه
11.اشتباهها و خطاها
12.حل تعارضها در گروه
13.حمایت از رشد و توسعه شخصی
منابع
کار تیمی چیست و چطور باید مهارت کار تیمی را ارتقا داد؟
جمع بندی
توانایی کار تیمی صرف نظر از پیشه چن و دیگر اشخاص در محیط کار به شما در به سرانجام رساندن امور، در کنار ایجاد محیطی لذتبخش برای خودتان و دیگران کمک خواهد کرد. سازمانی که بر کار گروهی تکیه دارد؛ معمولاً دارای محیط کاری سلامت، با عملکرد بالاست. پیش از شروع، نگاهی مختصر میاندازیم به مفهوم «گروه»، «تیم» و تفاوتهای اصلی میان این دو مفهوم مهم در حوزه فضای کار و پس از آن درباره مهارت کار تیمی در سازمان که در دسته مهارتهای نرم قرار دارند خواهیم گفت.
بدیهی است که امروزه، روابط عمومیها باید همگام با تحولات و پیشرفتهای روز دنیا حرکت کنند تا از هیچ نوع نوآوری و تکنولوژی ارتباطی و اطلاعاتی دور نمانند.
آکادمی نیک درس امیدوار است که بتواند گامی کوچک در کمک به شما عزیزان برای به دست آوردن مهارت در حرفههای مختلف داشته باشد.
قدر تکتک لحظهها را بدانید و شادباشید.
- همه دوره ها
- رشته های تحصیلی
دیدگاهتان را بنویسید